¿Qué tipo de solución de gestión debes elegir para tu flota?

La tecnología está ayudando a los gestores de flotas a enfrentar nuevos desafíos, como el aumento de las entregas de última milla, el incremento en los costos y la amenaza de reclamos falsos. Es decir, que, sin importar el tamaño de la flota, es cada vez más importante automatizar la gestión, a fin de tener operaciones más eficientes y rentables, pero ¿cómo pueden saber las empresas cuál herramienta digital les ofrecerá las mejores soluciones?

Es importante conocer las necesidades de la flota y las áreas de oportunidad que hay que subsanar. Para empezar se puede elegir entre un software hecho a la medida y un software as a service (SaaS).

Un software a la medida es justo eso, una solución diseñada para cubrir las necesidades específicas de la empresa y de quienes harán uso de él. En caso de elegirlo hay que tomar en cuenta que es difícil conocer su costo final porque se calcula el cobro por el tiempo de desarrollo, el soporte, la actualización y el mantenimiento de la herramienta, lo que a largo plazo podría significar un mayor gasto de lo que se presupuestó en un principio.

Es positivo contratar un software a la medida porque responde a las necesidades de la empresa, sin embargo, al ser tan específico no da la oportunidad de reaccionar a las tendencias que pueden tener un impacto positivo en el negocio ni permite alcanzar un conocimiento pleno del sector. Por otra parte, cuando se requieren actualizaciones hay que solicitarlas al desarrollador, lo que implica un gasto más.

Ahora hablemos del SaaS. Se trata de un software que se adquiere mediante una suscripción. En este caso hay un pago fijo que puede ser anual o mensual, lo que permite calcular un presupuesto con facilidad y exactitud. El proveedor administra el servicio y se encarga del soporte 24/7, lo que resulta en un ahorro de costos.

Además, al estar alojado en la nube, el SaaS está disponible a toda hora y en cualquier lugar, siempre y cuando se tenga acceso a internet. Continuamente se está actualizando según las tendencias del mercado y las necesidades de los usuarios ya que evoluciona constantemente aprovechando tecnologías de Inteligencia Artificial (AI) y machine learning para evolucionar. Estas actualizaciones y mejoras no tienen un costo extra, y eso siempre es una ventaja.

Antes de elegir la herramienta tecnológica que mejor se adecúe a la empresa, es importante saber que no todos los SaaS son iguales, ofrecen distintas funcionalidades, por lo que es aconsejable pedir una versión de prueba para saber si es el adecuado. ¿Qué es lo que se debe observar para saberlo? Un buen software de gestión de flotas debe cumplir al menos con estos requisitos:

● Que integre toda la información sobre los vehículos en un solo lugar y en tiempo real, permitiendo tener una visibilidad total de las operaciones.

● Que esté alojado en la nube para que sea accesible a todos los dispositivos con acceso a internet y no sea necesario instalar un hardware.

● Que incluya las funciones de alertas y notificaciones para que los gestores se mantengan enterados de plazos y vencimientos y fluya la operación.

● Que sea sencillo de usar para evitar largas capacitaciones, así como seguro.

Ahora sí, se puede elegir el software que más le convenga a la empresa. Buscar un proveedor o desarrollador que dé una asistencia personalizada y la mejor solución.